厦兴学〔2017〕6号

关于印发《厦门兴才职业技术学院

学生资助档案管理办法》的通知

各院(部)、处、办：

《厦门兴才职业技术学院学生资助档案管理办法》经校长办公会研究通过，现予以公布，自公布之日起施行，原有厦兴学[2012]12号《厦门兴才职业技术学院学生资助档案管理办法》同时废止。

附件：《厦门兴才职业技术学院学生资助档案管理办法》

厦门兴才职业技术学院

二〇一七年一月四日

厦门兴才职业技术学院党政办公室       2017年1月4日印发

厦门兴才职业技术学院学生资助档案管理办法

第一条 为规范学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》、《福建省归档文件整理细则》（试行）等相关法规，结合我校学生资助经办操作规程，特制定本办法。

第二条 依法经办中职教育和高等教育的学生资助管理中心，负责学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作。

    第三条 本办法所称学生资助档案，是指资助中心在办理学生资助业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条 学生资助档案分为综合类、表册类、财务类、声像类四大类。

第五条 资助中心应接受省、市教育行政部门领导和档案行政管理部门的业务档案管理工作指导。资助中心应建立学生资助档案室，学生资助档案由我校学生资助中心档案室集中保存。

第六条 资助中心应严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务材料，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第七条 资助中心应建立健全学生资助档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定、销毁等制度并认真落实，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第八条 校资助中心应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积原则上不少于20平方米，并参照国家建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》（建标103-2008），确保专用档案库房建设中长期目标。学生资助档案应使用密集架或专用铁皮柜保管。

第九条 校资助中心应明确分管领导，配备档案管理人员，并保持相对稳定。配备的档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识（或经过省级学生资助档案管理专业培训合格），熟悉业务，忠于职守。

第十条 校资助中心要指定档案管理人员及时将本部门各岗位人员手中已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册并定期向本单位档案室归档，办理归档交接手续。

收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改。档案收集时应办理交接手续，经办人员应编制《学生资助业务档案收集目录》，并及时与档案人员双方签字确认。

第十一条 学生资助业务档案分类应按照学生资助业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”分类法对学生资助业务材料进行分类、整理，并及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应对接收的档案材料及时进行检查、分类、编号、入库保管。

第十二条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期。

第十三条 资助中心应依法为教育部门、相关学校、金融机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。

第十四条 资助中心应对已到期的学生资助档案进行鉴定。鉴定工作应由资助中心相关负责人、业务人员和档案管理人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

第十五条 资助中心对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级教育行政部门备案，经学生资助部门分管领导批准后销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十六条 本办法自印发之日起施行。

第十七条 本办法由学生处资助中心负责解释。